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质量管理系统的五大要素
2022-05-27

Number 1 . 适应流程的灵活性


对于质量管理系统而言,最重要的考虑因素之一是该系统适应企业现有业务流程的能力,并且它能随着流程的改进而灵活地改变。有效的质量管理系统会自适应业务流程,而不是相反。


Number 2 . 可追溯性


尽管让员工参与质量流程非常重要,流程本身也需要相互关联。流程相互“关联”的含义是:当我们建立流程时,需要确保它们将信息从一个地方传递到另一个地方。我们要确保一个流程的相关信息能够完整地进入下一个流程,避免信息丢失。


大多数情况下,企业会对投诉进行评估,进行后续调查。在连接的流程中,信息可以从投诉自动地传递到调查环节,在这一过程中不需要手动重新输入信息。


那么这些信息是否会自动转入纠正措施流程?信息是否能够被传递?这是从事件检测到事件纠正过程中信息的无缝移动问题。一旦我们采取了纠正措施,我们又如何获取和报告这些信息并推动组织变革?这些流程涉及业务的不同部分,但是在一个高效运营的组织中,这些流程都与“质量故事”相关。


拥有一套相互关联的流程会改变“游戏规则”。在理想状态下,需要一个能够随时进行检查的方法。这样,当审核员提出问题时,只需提取一份显示整个“故事”的报告投诉是如何进来的,如何调查并采取纠正措施,以及由此带来的行动或变化等。这就是优秀的组织所做的事情,而这也正是我们所期望的。


这是关于整个质量生命周期中的可见性和控制问题。换句话说,从检测到事件,到调查并纠正该事件,再到外部力量(如供应商)的参与,乃至对该产品或流程进行报告和改进,必须有一个系统对所有环节进行追踪,并将其全部集中到一个地方。


Number 3 . 基于风险的四维方法


可以像平常一样调查和审核运营情况,但一定要从所有业务领域中找出潜在的危害,考虑可能发生的问题以及发生的概率。可能会遇到很多种可能存在的危害,关键是收集和分析这些危害,然后对它们进行分类,这被称为风险分类法。


通过分类,可以更好地理解危害。然后,可以创建危害严重程度和危害发生频率(即发生危害的可能性)的基础量表。可以纳入更多的可变性,而它是识别组织总体风险水平最简单和最合乎逻辑的方式。


下一步是计算风险。评估风险有多种方法,但本质上是对组成部分进行计算,以量化风险。事实上,风险评估工具可以指导决策和风险计算,但是如何处理风险的最终决定还是应该由人来做出。大多数人会使用现实世界中的数据测试他们的风险工具,以确认计算是否真实地反映了现实世界。虽然可能有必要对数学公式进行一些调整,但风险的处理应该被理解为人员、流程和工具的组合。


风险处理通常可以分为以下几大类:
接受:如果值得冒险,那么就直面它
降低:采取措施减轻风险
转移:将风险转嫁给合作伙伴或供应商

避免:完全停止这个流程


每家企业都有处理风险的不同方法,如何正确解释风险水平是由团队决定的。一旦确定之后,就要采取行动,这是你的质量管理流程体现动态化的地方。可以根据风险等级或风险处理方案来启动纠正或预防措施。


还可以展开相应风险级别的行动,采取特定的变革管理,或采取行动计划来解决问题。最后,有适当的报告能随时对风险进行分析,以便了解主要风险在哪里,以及组织在降低风险方面的整体表现等。


Number 4 . 整合


当谈到业务系统时,运营领域不再是孤立的一部分。无论是生产系统、财务系统还是质量系统,在整个业务中进行交互、协作和协调的能力,是发现流程中所有缝隙的关键。这也创造了从一个作业区到下一个作业区的可见性。整合系统非常重要。


在选择系统时,请记住解决方案中提供的整合选项。要避免那些声称是整合的,但只会进行基本“查找”的方案。尽管这些系统也很强大,且消除了某种程度的数据重复输入,但真正的整合不仅是从生产系统中提取数据,还会将数据反馈到这些系统,如不合格品问题、质量活动的总体成本等。


真正的整合可以提供企业内部其他系统的可见性,从而更快地解决质量相关问题,不会造成生产损失,并在运营区域之间实现更好的协作。


Number 5 . 报告


当让一个质量管理系统自动化运行时,会创建大量数据。如果没有一些方便的数据访问方式,该质量管理系统就很难获得有关质量的趋势和见解。倘若用户只能使用自己的设备手动过滤数据,甚至将结果导出到外部系统进行报告,那将是一项非常耗时的工作,可能会导致在查找、过滤和报告数据时产生时间管理问题。软件系统通常会提供一些搜索功能,但由于涉及很多方面,可能需要管理干预。

仅仅拥有搜索功能通常是不够的,系统不仅要能够在级别上进行搜索,而且还要能够在多个条件和记录内搜索,甚至可以在嵌入记录的附件中进行搜索。同时,对数据进行报告的方式有很多种。


管理层需要的报告能够快速创建,因此要寻找允许用户快速有效地创建报告模板的系统。此外,要确保系统拥有自有知识产权的报告工具,或它能无缝整合入现有工具中。通常,将报告功能外包给第三方的系统需要额外的报告工具许可,以及对管理员和用户而言难度较高的学习曲线,这可能会增加购买系统的成本。


对于报告而言,在系统中内置集成报告工具的功能非常重要。这不仅使系统易于使用,避免从一个应用程序跳到另一个应用程序,还可以节省维护和升级第三方应用程序的相关管理成本。

来源:IATF 16949